La structure de la solution ELOoffice repose sur les principes de rangement et d’organisation bien connus de tout le monde, comme les archives, les armoires, classeurs et registres. Ainsi, il est possible de travailler avec le logiciel de façon intuitive et d’apprendre à le manier sans formation.

ELOoffice répond à vos objectifs et vos problématiques de gestion documentaire

• Trouver vos documents en un éclair et avec précision
• Bénéficier d’une vue globale de vos archives documentaires
• Débarrasser votre bureau de montagnes de papiers encombrants
• Gérer vos process internes de transmission de documents
• Archiver facilement vos e-mails et les gérer en toute clarté
• Accroître votre productivité lorsque vous travaillez en équipe, ainsi qu’au cours de votre journée de travail
• Conserver vos documents en toute sécurité dans un format électronique

La solution ECM (Enterprise Content Management) vous permet de centraliser toutes ces informations sur une même plateforme, et d’y accéder depuis n’importe où en un instant.

La diversité modulaire d'ELOprofessional et d’ELOenterprise permet de mettre en place des configurations spécifiques répondant avec précision aux besoins des entreprises : une mise en œuvre rapide, facile et flexible. Ouvertes, les solutions ELO permettent un accès depuis différentes plateformes (poste Windows, navigateur internet, smartphone, Mac, …).

Les avantages du système de gestion documentaire ELO

Accès aux informations

L’organisation des documents et informations dans l’archive électronique ELO permet un accès simple et rapide à toutes les informations.

Gestion de dossiers électroniques

Les différents documents liés à un dossier (contrats, e-mails, factures) peuvent être regroupés dans un dossier électronique, de façon à ce que les processus soient compréhensibles en un clin d’œil.

Gestion des e-mails

L’archivage des e-mails et de leurs pièces-jointes permet de lier les messages aux processus de travail et de respecter les directives légales concernant la durée de conservation des documents.

Gestion des processus d’entreprise

Les processus électroniques dirigent les processus au-delà des différents services et assurent un traitement rapide et sûr de toutes les tâches.

Suivi des documents

L’historique des modifications ayant été apportées à tous les documents est enregistré dans ELO. Au sein d’une équipe, les collaborateurs peuvent voir les différents stades de traitement d’un document.

Normes et directives légales

Une archive électronique répond parfaitement aux exigences concernant les directives légales de conservation des informations.

Intégration logicielles

ELO peut être intégré dans une multitude d’applications PGI, GRC, CAD, d’e-mails et dans les produits Microsoft Office. Vous travaillerez ainsi avec une plateforme centrale et très efficace.

Le système étudie et apprend aussi bien la structure que les caractéristiques de reconnaissance sur la base d’une petite sélection de documents types. Il est ensuite en mesure d’analyser le contenu de nouveaux documents, de les évaluer et de les attribuer à des catégories avec une très grande précision.

Lorsqu’un fax, un e-mail ou un document numérisé arrive, ELO DocXtractor reconnaît par exemple s’il s’agit d’une commande ou d’une facture et extrait automatiquement les données nécessaires comme le numéro de la facture, le montant, la date ou d’autres rubriques de la facture. Toutes les données sont ensuite classées. Le système est aussi en mesure de compléter automatiquement les données incomplètes et de retrouver par exemple un numéro de client dans la base de données. ELO DocXtractor reconnaît et saisit les notes manuscrites ajoutées sur des pièces justificatives imprimées à la machine.

Il est ainsi possible de transférer presque intégralement les documents de l’entreprise et leurs contenus de manière automatisée dans les processus de traitement correspondants. ELO DocXtractor peut également être utilisé pour le traitement intelligent de factures fournisseurs dans des systèmes ERP comme SAP, Microsoft ou Sage. Le module classe automatiquement toutes les factures scannées et les attribue au fournisseur correspondant.