Octopus, le hub de la création documentaire

Octopus est une solution flexible, complètement évolutive en fonction de vos besoins ou du développement de votre entreprise. Son interface intuitive vous confère une prise en main rapide et une simplicité d’utilisation tout en s’adaptant à vos méthodes et organisation de travail.

Les avantages d'Octopus :

Un point d’entrée unique

Octopus centralise la création de documents sur le poste de travail. Elle s’appuie sur un référentiel documentaire unique qui garantit l’identité visuelle de l’entreprise et une traçabilité documentaire intégrale.

Une simplicité et rapidité d’utilisation

Avec Octopus, la création d’un document est facilitée. L’utilisateur recherche un modèle de document par mots clés ou classification, le personnalise via une source de données ou manuellement et le diffuse. Les utilisateurs créent des documents à partir d’une application centralisée, facile à utiliser. Quel que soit le mode de création ou de diffusion, les procédures sont uniques et identiques. Le rédacteur du courrier peut se recentrer sur son cœur de métier.

Une solution non intrusive et indépendante

Octopus s’appuie sur tous les « composeurs » du marché (éditique, bureautique, spécifiques) mais reste indépendante. Cette indépendance facilite la gestion du référentiel de l’entreprise, la diffusion multi-canal, la traçabilité, les migrations vers de nouveaux composeurs, … Son indépendance logicielle permet un paramétrage et un interfaçage plus rapide avec l’environnement de travail des utilisateurs et la structure informatique de l’entreprise.

Une diffusion multi canal

Plusieurs modes de diffusion sont proposés à l’utilisateur : impression locale, impression centralisée, archivage, export PDF, diffusion électronique, … La distribution du document vers le bon canal est assurée par un module web services. La diffusion multi canal quel que soit le composeur tout comme la possibilité de regrouper les documents unitaires avec les productions de masse permettent de réduire les coûts de production et d’affranchissement.

Un système de Workflow et un environnement sécurisé

Octopus met en place un espace collaboratif de travail sécurisé. Chaque utilisateur accède aux documents en en fonction des habilitations qui lui sont données. Son rôle peut varier selon le domaine fonctionnel (rédacteur, décisionnaire).

Une solution paramétrable

Octopus est une solution ouverte. La personnalisation tout comme la mise en œuvre de tout nouveau besoin est simplifiée. La solution est modulaire et peut être déployée selon des trajectoires prédéfinies.

La mise en place ou la refonte d’un système Editique est un procédé important mais complexe. Les choix effectués doivent permettre de mener le projet à terme, le plus efficacement possible. L’expérience et l’expertise de DMS dans ce domaine sont un gage de sécurité pour la réussite de votre projet Editique.

Nos équipes mettent à votre disposition leurs compétences notamment pour :

• L’audit et analyse de l’existant et des besoins pour la mise en place ou l’optimisation de votre chaîne éditique...
• L’assistance à la rédaction de cahiers des charges, de chartes...
• L’accompagnement à la mise en œuvre de solutions (conduite de projet, spécifications fonctionnelles ou techniques, accompagnement au changement...)

Quels que soient vos défis, notre expertise permet de répondre au plus près de vos attentes, pour vous proposer la solution la mieux adaptée à vos objectifs. DMS est partenaire de plusieurs éditeurs du marché ce qui permet à nos consultants d’être certifiés sur les solutions. Nous travaillons bien entendu avec vos services informatiques pour créer une chaîne éditique fiable et performante, et nous nous attachons aussi à ce qu’elle soit maintenable et évolutive.