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Administrations | Collectivités locales
Grandes administrations, conseil généraux, mairies, organismes publics d’ordre social, centres d’assurance maladie, … ; le document est partout et constitue une grande part des dépenses des différents organismes publics. En effet, entre le contrôle des impressions, la sécurisation des informations, la gestion des documents ou encore la réduction des coûts de production ; le document est au centre de toutes les attentions.
Traitement des documents entrants et gestion documentaire
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Des courriers entrants et dossiers des agents territoriaux, jusqu’aux registres d’état civil et rapports ministériels, le secteur public et les collectivités sont amenés à gérer énormément d’informations. Informations qui sont majoritairement traitées sous forme papier, avec les contraintes que cela pose : délais de traitement souvent très longs, difficultés pour retrouver des documents, partage trop compliqué des informations, perte, gâche papier pour cause de réimpression, …. Véritable expert du traitement et de la gestion documentaire, DMS est à même de proposer les solutions logicielles permettant de simplifier ces process et d’optimiser le traitement de l’information.
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Audit, contrôle et suivi des coûts d’impression
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Avec une moyenne de 800€ par utilisateur et par an, les coûts liés à l’impression représentent une part importante du budget d’une administration. Toutefois, ce chiffre reste pour une majorité complétement abstrait, voire inconnu. C’est dans ce cadre que DMS accompagne ses clients dans la mise en place d’une réelle politique d’impression afin d’harmoniser les usages, les moyens et la rationalisation du parc d’équipements. Avec une approche pérenne dans le temps, DMS propose à ses clients des solutions logicielles dédiées au contrôle et au suivi de leurs coûts d’impression leur permettant de gérer de façon simple et efficace la totalité des dépenses liées à la production de leurs documents.
En savoir plus ... | Audit | Pcounter | Optis |
Centralisation de la production documentaire
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Dans une optique de réduction de coûts et de fourniture de services toujours plus professionnels, DMS propose aux centres de production documentaire (CRD – Central Repro Department), de centraliser leurs demandes d’impression depuis une seule et même plateforme. Toutes les commandes d’imprimés (brochures, rapports, études, …) de l’établissement et les demandes volumineuses d’impression (initialement envoyées vers les copieurs d’étages) sont distribuées et produites par la reprographie interne ou par un prestataire externe. Côté utilisateur, rien de plus simple : il passe commande de son document depuis son poste de travail en quelques clics. Il accède à tous les produits disponibles à la reprographie et remplit son bon de commande électronique en fonction des contraintes de son document à imprimer.
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