Maîtriser les dépenses, optimiser les achats, définir et mettre en place les bonnes pratiques, être toujours plus productif, tout en minimisant son impact sur l’environnement… autant d’enjeux qu’il faut mener de front aujourd’hui à tous les niveaux dans la vie d’une organisation (qu’elle soit publique ou privée).
A notre époque, les solutions miracles proviennent bien sûr des nouvelles technologies, des solutions informatiques qui permettent d’optimiser les processus, réduire le temps et le coût de traitement d’une tâche. Dans le domaine de l’impression, le constat est simple, les solutions logicielles, qui sont de plus en plus commercialisées par les constructeurs eux-mêmes, apportent une valeur ajoutée incroyable au produit physique.
Dans une organisation, le poste de dépenses sur la partie impressions et copies est l’un des plus conséquent. Il apparaît donc intéressant même nécessaire de pouvoir connaître ce qu’il se passe sur un parc d’imprimantes et de MFP, de pouvoir comprendre quelles sont les pratiques actuelles, les coûts engendrés, afin de prendre les bonnes décisions pour optimiser et rationaliser les dépenses d’impression et offrir un meilleur service aux utilisateurs.
La comptabilisation des impressions et toutes les informations recueillies sur les rythmes d’impressions, les utilisateurs, les services, les coûts… peuvent être utilisées dans l’optique de réelles analyses statistiques.
Les organisations ont besoin de plusieurs moyens d’analyse. Que ce soit directement par export des données ou visualisation graphique via une interface spécifique, toutes les données doivent être exploitées pour la meilleure analyse possible.
Le tracking des impressions constitue la base de la solution dont les organisations ont besoin. En effet, cela permet à la fois de surveiller et de contrôler en détail tous les travaux d’impressions de l’entreprise, de l’établissement….
Il faut pouvoir suivre toute activité d’impression circulant sur le réseau de l’entreprise. Ces informations doivent être directement valorisées par utilisateur, par imprimante, par code client, par service, …
Les données récoltées et enregistrées par un outil de monitoring et de comptabilisation des impressions permettent de connaître donc de maîtriser plus facilement les coûts d’impression.
Avec une solution de gestion des impressions l’organisation peut visualiser une information quantitative ou un coût monétaire associé pour pouvoir avoir une vue beaucoup plus complète et explicite sur le coût des impressions. Tous les flux d’impression transitant dans l’organisation sont analysés : toutes les impressions (locales et réseaux) soient supervisées et sont donc être très facilement suivies.
Le suivi et le contrôle de ces flux va permettre de connaître le montant de chacune des impressions. A partir de là, un certain nombre de règles, filtres, restrictions, redirections, quotas… pourront être mis en place afin de maitriser au mieux les coûts des impressions réalisées.
Les solutions logicielles de comptabilisation et de gestion des impressions permettent de mettre en évidences de mauvaises pratiques, des équipements inadaptés, du gaspillage, des postes de coûts trop élevés et de par l’analyse de ces données d’en déduire une nouvelle politique à mettre en place dans l’organisation. Le logiciel est donc paramétré en fonction de cette politique d’impression et les résultats sont immédiats !
Une des premières conséquences positives dans la mise en place de telles solutions, est que les utilisateurs, conscients de la mise en place d’un nouvel outil de comptabilisation vont modifier instinctivement leurs comportements et imprimer de manière plus responsable. En fonction du type d’établissement le taux d’impressions économisées est de l’ordre de 3 à 5%.
Au-delà d’économies réelles en terme de budget, la mise en place d’une solution d’accounting et plus largement l’application d’une politique d’impression expliquée aux utilisateurs (en amont du projet ou au quotidien via des messages de sensibilisation aux utilisateurs qui impriment envoyés par le logiciel) a un impact positif non négligeable sur le respect de l’environnement. Le gaspillage de papier et d’encre (impressions non récupérées sur les machines, non utilisation du recto/verso, copies abusives…), la surutilisation des machines (augmentant la consommation de CO² et l’emprunte carbonne) sont autant d’éléments qui disparaissent quasiment avec la mise en place d’une solution de gestion des impressions et qui sont favorable à la diminution de l’impact sur l’environnement ; un message positif en interne dans l’organisation et des économies à la clef !
