La gestion des documents Qualité avec la GED

La gestion des documents qualités dans l’entreprise est un processus qui se doit de répondre à des exigences de sécurité, de performance, de praticité, de simplicité. Pour cela il faut remplir certains objectifs comme : centraliser l’information et la rendre accessible facilement, améliorer les services rendus aux utilisateurs du service Qualité : consultation et archivage de documents au format électronique ; sécuriser l’information ; réduire au minimum la manipulation et l’impression de papier…

Avec la solution de GED ELO et l’application spécifique développée par DMS, dématérialiser et automatiser l’ensemble des processus Qualité est désormais possible.

Comment ça fonctionne ?

  • Un menu spécifique dans la GED, pour gérer les documents Qualité
  • Indexation des documents Qualité dans la GED selon une nomenclature définie et pré-paramétrée en fonction du statut du document (par ex. «Trame», «Projet», «Document applicable», «Document obsolète»)
  • Travail collaboratif sur la mise à jour d’un document Qualité
  • Assemblage de documents et constitution de pdf
  • Assignation des utilisateurs concernés par le document
  • Mise en place de processus automatiques de traitement, validation et de diffusion des documents pour mise en application (envoi de mail, alerte de tâche, …)

Les avantages

  • Organiser des processus simples et automatiques pour le traitement des documents Qualité
  • Gérer plus facilement les différents statuts et l’importance des documents (classement automatique, versioning…)
  • Simplifier et accélérer les circuits de validation
  • Améliorer la diffusion et le suivi des documents applicables
  • Faciliter et accélérer la recherche d’informations
  • Retrouver rapidement des documents applicables par utilisateur
  • Maîtriser l’accès des documents aux utilisateurs, notamment via la mise en place de droits et de méthodes de suivi des actions sur les documents
2017-02-17T16:54:38+00:00