Octopus permet de centraliser l’ensemble des documents, courriers de l’entreprise destinés à être produits pour une diffusion multi canal. Il est possible d’élargir l’utilisation d’Octopus à la prise en compte de demandes de création en masse pour une diffusion multi canal dans un objectif de validation de la conformité d’un ensemble de documents ou de traçabilité.
Octopus permet donc de gérer, suivre et diffuser des documents. Ceux-ci peuvent être :
- Créés dans la solution Octopus en s’appuyant sur des composeurs éditiques interactifs ou des outils bureautiques : l’utilisateur se connecte au portail de l’application Octopus et utilise les fonctions de création des documents à partir d’une liste de modèles enregistrés dans le référentiel documentaire.
- Créés en dehors de la solution Octopus. L’utilisateur soumet des documents composés dans des applications bureautiques ou métiers via la fonction «imprimer» d’une imprimante virtuelle ou via un webservice. Le document déposé est ensuite reconnu et associé à une occurrence du référentiel documentaire Octopus.
Plusieurs modes de soumission peuvent donc être utilisés :
- L’imprimante virtuelle (le plus utilisé depuis les applications bureautiques)
- Le webservice (le plus utilisé à partir des applications métier)
- Le dépôt
- Le portail
Imprimante virtuelle
L’imprimante virtuelle permet d’envoyer des documents vers Octopus via la fonction « imprimer » du poste de travail de l’utilisateur. L’imprimante virtuelle doit être déployée sur un serveur d’impression du client et génère des documents au format PostScript. Ce serveur envoie ensuite les fichiers PostScript vers Octopus via WebService, ftp ou simple copie de fichiers.
WebService
Le WebService permet d’envoyer des documents vers Octopus via une requête http(s) au format SOAP. C’est-à-dire que les données sont envoyées dans une « enveloppe » de données XML spécialement formatée et postée sur une URL. Les informations véhiculées via le WebService sont notamment :
- Le document aux formats : PDF, Word, OpenOffice, PostScript,
- Le créateur du document,
- Certaines métadonnées : adresse, code client, …
Dépôt
Pour envoyer un document à traiter via un simple dépôt de fichier dans un répertoire. Ce mode de soumission nécessite le « partage d’un répertoire » ou une « ouverture de connexion FTP/CFT » entre Octopus et le poste client ou serveur qui souhaite déposer un fichier.
Le document déposé est accompagné d’un fichier d’index qui contient notamment :
- Le nom du fichier à traiter,
- Le créateur du document,
- Les métadonnées : adresse, code client, …
Ce mode de soumission est utilisé pour les clients qui souhaitent soumettre des flux plus volumineux.
Portail
Il est possible, depuis le portail Octopus, de :
- Télécharger des documents créés sur le poste de travail de l’utilisateur,
- Créer des documents à partir de modèles référencés dans la solution. Ces modèles peuvent s’appuyer sur Word mais aussi sur une solution de type interactive.
Un navigateur internet récent suffit pour accéder à ce service. Il n’y a donc aucun déploiement particulier à prévoir sur les postes utilisateurs. Ce mode de soumission est couramment utilisé lorsque les documents sont produits sur le poste de travail de l’utilisateur depuis des applications bureautiques hétérogènes. Ce mode est privilégié dans le cas où l’on ne souhaite déployer aucun composant (y compris imprimante) sur les postes utilisateurs.
