La diffusion du document est la dernière étape dans le processus de prise en charge d’un document. La solution Octopus permet de paramétrer différents modes de diffusion qui pourront ensuite être affectés automatiquement à un type de document ou proposés pour que l’utilisateur puisse les sélectionner le cas échéant.
Il est ainsi possible de diffuser un même document sur plusieurs canaux simultanément (dans le même processus). Octopus met donc à disposition des diffuseurs les documents au format requis, accompagnés de fichiers de métadonnées. Il est à la charge du client de récupérer les flux mis à disposition par Octopus et de les diriger vers les filières de traitement (massification, envoi par email, …).
La filière papier
La filière papier consiste à déposer l’ensemble des documents dans une corbeille de transfert. Une corbeille de transfert permet de gérer la rétention des documents en fonction de :
- un nombre de pages et de plis minimum
- une période maximum
Ces critères peuvent être personnalisés le cas échéant.
Chaque corbeille de transfert est affectée à un profil de post production qui est exécuté en fonction d’une heure ou fréquence de déclenchement.
Le profil de post production permet de réaliser les étapes suivantes :
1. Tri
2. Regroupement
3. Lotissement
GROUPE IMPRESS s’appuie sur des partenaires solides pour réaliser l’impression, la mise sous plis et le dépôt poste.
Pour répondre aux exigences d’industrialisation de la production des documents, le site Editique retenu est équipé des moyens de production adaptés :
- Impression recto-verso permettant d’imprimer jusqu’à 5 millions de pages en 24 heures en N&B
- Mise sous pli pour permettre la production de 1,2 millions de plis en 24 heures
- Outils et logiciels pour l’édition personnalisée de documents communicants en couleur (cartes de visite, relevés de situation financière, mailings personnalisés, …)
La production de masse de l’ensemble de la communication client nécessite d’autre part la mise en œuvre de solution de tri postal permettant de rationaliser les plis postaux afin d’obtenir les coûts d’affranchissement les plus optimisés et préparer l’ouverture du marché postal.
GROUPE IMPRESS se conforme aux « normes » de production de ses partenaires afin d’ajouter bannière, marque de mise sous plis, codes d’intégrité/intégralité, pagination et fournir les flux aux bons formats d’impression. La massification des flux est donc prise en charge par la plateforme au regard des critères sélectionnés par les utilisateurs et des possibilités offertes par le site de production.
La filière dématérialisée
GROUPE IMPRESS propose deux types d’archivage des documents qui sont déposés sur la plateforme :
- L’archivage « Standard » : archivage de documents de manière « standard », c’est-à-dire sans valeur probante
- Archivage « Probant » : Archivage de documents de manière probante
L’archivage « Standard »
En standard, les documents sont conservés sur la plateforme et visualisables à travers le portail sur une durée d’un mois. Passé ce délai, les documents peuvent être : mis à disposition du client sur un FTP pour récupération ou détruits.
Il est possible d’étendre la durée d’archivage sur une période plus longue (à définir contractuellement). Dans ce cas, les documents sont exportés vers une solution dédiée avec des index de recherche permettant de retrouver facilement chaque document. La solution offre aussi une recherche textuelle puissante.
Pour l’utilisateur, l’export est transparent et l’accès aux documents se fait via le portail sans changer ses habitudes.
L’archivage « Probant »
Vous souhaitez protéger vos documents, les archiver électroniquement à des fins probatoires et être en mesure de les restituer dans le temps de manière intègre et fidèle en vous assurant que la confidentialité et l’intégrité de ces documents ont été conservées.
La plateforme SaaS, à travers son service de coffre-fort numérique solution de protection des données, de traçabilité et d’archivage légal, vous permet de répondre à ces contraintes et de conserver tous types de données dans un environnement sécurisé et de confiance. Le coffre-fort numérique vous permet donc d’assurer la protection de vos données, l’archivage et la traçabilité. C’est l’assurance de pouvoir à tout moment retirer une copie certifiée conforme des documents archivés associés à ses métadonnées. Cela permet de répondre aux besoins en matière de dématérialisation (Bulletins de paies électroniques, Factures électroniques, Dossier médical personnel, …).
Pour l’utilisateur, l’export est transparent et l’accès aux documents se fait via le portail sans changer ses habitudes.
La filière multicanal
La diffusion via une filière multicanal (sms, email, fax) est un élément indispensable dans toute offre de service documentaire. En effet, les utilisateurs finaux sont constamment connectés à des terminaux mobiles. Dans ce contexte, l’utilisation de SMS et d’e-mails est toujours plus pertinente pour communiquer rapidement une information vers un client. Si ce mode de communication est quasiment utilisé en permanence, il n’est pas pour autant utilisé seul. Le courrier ou l’archivage sont souvent utilisés en complément. C’est donc sous forme de notification que l’on utilisera ce mode de communication. Le contenu du message doit être personnalisé avec les métadonnées du client et en fonction du modèle de document.
