PaperCut propose des fonctions de rapport et d’analyse accessibles depuis la console d’administration. Ces rapports sont organisés en 3 types, dont les modes d’utilisation sont détaillés dans les points suivants :
- Rapports pré-configurés
- Rapports Ad-hoc personnalisés
- Rapports planifiés
Tous les rapports peuvent être exportés en format PDF, HTML ou CSV/Excel après une possible prévisualisation avant génération.
Rapports pré-configurés
La solution PaperCut MF intègre un grand nombre de rapports pré-configurés accessibles depuis la console d’administration en un clic. Le nombre évolue, mais il y en a plus d’une cinquantaine déjà programmés dans la solution et disponibles sans aucune configuration supplémentaire.
Ces rapports pré-configurés s’appuient sur des données liées aux utilisateurs, groupes d’utilisateurs, aux comptes partagés, aux imprimantes, groupes d’imprimantes, aux rapports d’impressions, à l’impact environnemental … et permettent de produire des rapports simples comparant différentes informations : liste décroissante des utilisateurs imprimant le plus en couleur par exemple.
Il est extrêmement simple de générer un rapport à partir de la liste proposée. Il suffit de sélectionner la plage de temps désirée et de cliquer sur le bouton de génération PDF, HTML ou Excel pour exporter le rapport dans le format préféré. Les entêtes des rapports peuvent être personnalisés avec le logo de l’organisation.
Liste des rapports Utilisateurs :
Rapports planifiés
Afin de simplifier l’exportation des rapports, tous les rapports pré-configurés peuvent être envoyés en automatique par e-mail ou exportés dans un répertoire local. Une interface de configuration simple permet de définir les rythmes d’envoi, le format…
Configuration d’une planification d’envoi de rapport :
Rapports Ad-hoc personnalisés
Toutes les impressions, copies, … réalisées avec ou depuis les imprimantes et multifonctions configurés dans PaperCut MF sont enregistrées dans la solution. Ces informations sont disponibles sous forme de « logs » directement depuis la console d’administration dans le suivi des imprimantes.
L’intérêt des rapports ad-hoc est de pouvoir consolider les données d’impression en les triant, les regroupant… en fonction de différents critères. Cela permet aux administrateurs d’exploiter au mieux les informations en ayant une réelle visibilité sur une information particulière. Tous ces rapports sont définis et personnalisables directement depuis un système de filtres.
Dans un contexte universitaire par exemple, il est ainsi très facile de visualiser (et exporter comme pour les rapports pré-configurés) toutes les impressions demandées par les étudiants, sur une plage de dates spécifique et pour lesquelles l’impression a été annulée pour cause de manque de crédit (configuration ci-dessous).