Pourquoi se tourner vers la GED ?

Quelle que soit la taille ou l’organisation de votre structure vous avez sûrement déjà fait face à ces problématiques :

Vous avez besoin de libérer de la place physiquement dans vos locaux (armoire, entrepôts de stockage) ou sur les bureaux ?
Vous souhaitez rendre accessibles les documents depuis n’importe où, en contrôler les accès et limiter les risques de perte de documents ?
Vous aimeriez simplifier la gestion des documents : retrouver, rechercher, partager, consulter, imprimer plus facilement et plus rapidement ?
Vous voulez centraliser vos documents, quelle que soit leur typologie (numériques, papier, scan…) pour faciliter leur accès et faire gagner du temps à vos équipes ?

 

Vous savez que la conception d’un document ne se limite pas à sa simple rédaction et génération. Il faut prendre en compte plusieurs étapes : écriture, relectures, sauvegardes, corrections, validation par un collègue ou la direction, stockage pour diffusion, recherche pour des modifications ultérieures… Et que cela pose quelques problèmes au quotidien comme :

  • les sauvegardes multiples du document qui rendent parfois difficile la reconnaissance de la différence entre une dernière version et les précédentes ;
  • un classement des documents numérisés qui n’est pas uniforme, non ergonomique et parfois même non partagé, rendant ainsi la recherche d’un document laborieuse voire infructueuse ;
  • la difficulté du travail collaboratif sur un même document ;
  • des allers et retours d’un document pour validation ;
  • la difficulté à connaître l’état d’avancement d’un document (est-il terminé ou non, quelles sont les dernières modifications…).

 

Voici un aperçu des avantages que vous allez retirer en choisissant les solutions de GED ELO :

  • Tous vos documents, numériques et numérisés, sont regroupés et stockés dans la GED : vous disposez ainsi de toutes vos informations en un seul lieu et libérez de la place dans vos locaux tout en évitant par exemple la perte d’une facture papier mal classée.
  • L’accès aux documents est facilité pour tous vos services et vous contrôlez les droits d’accès aux documents.
  • La gestion du cycle de vie du document et son suivi sont très fluides (conception, validation, gestion du versioning…).
  • Les collaborateurs qui travaillent en mobilité peuvent avoir un accès sécurisé à la GED via internet.

 

Découvrir ELO

 

Au quotidien, ELO va optimiser un certain nombre de processus liés à la conception de documents dans votre organisation :

  • Le partage de fichiers : les documents stockés dans la GEIDE ne sont plus des fichiers stockés sur un réseau partagé. Tous les documents sont accessibles en même temps depuis une seule et même interface sécurisée.
  • Le contrôle de version : toutes les versions d’un document sont enregistrées et peuvent être récupérées si nécessaire. La sécurité est accrue du fait que même lors d’une mauvaise manipulation, l’utilisateur est capable de revenir à une ancienne version. La visualisation des modifications entre versions de documents est aussi simplifiée grâce à des outils dits « Dual View ».
  • Une meilleure sécurité du document et coordination au sein de l’entreprise : le document ne sort plus du logiciel de GEIDE pour des validations ou des corrections. Le lancement de processus permet à une direction de valider le document directement depuis l’application sans passer nécessairement par un envoi de mails.
  • Le suivi du document : chacun des intéressés par le document est en capacité de le suivre, de connaître les dernières modifications, les différents rédacteurs, l’état d’avancement…

 

L’automatisation des processus

Des processus d’affaires rapides et efficaces sont la condition essentielle d’une réussite durable sur le marché. C’est pourquoi vous aimeriez :

  • Pouvoir palier automatiquement aux pertes d’efficacité liées à des situations non productives des processus : un collaborateur absent, une tâche non nominative destinée à un service, la nécessité pour une personne de déléguer ou transférer la tâche à un collègue de travail.
  • Travailler plus rapidement, plus efficacement et de manière plus rentable en assurant un passage des documents plus rapide, tout en gardant le contrôle du processus.
  • Obtenir un monitoring clair des processus de votre organisation, même dans des cas complexes.
  • Pouvoir élargir facilement le champ d’action d’un processus en cas d’évènement inhabituel.

 

Avec les fonctionnalités de Workflow ELO, vous pouvez relier différents systèmes et automatiser les flux d’informations selon les exigences de l’organisation. Les processus les plus complexes sont très facilement représentés et contrôlés grâce à un concepteur graphique intégré, la circulation de l’information entre les collaborateurs est régie simplement.

Le principe même du workflow documentaire, est de programmer la circulation d’un document entre les différents intéressés de l’organisation. Le processus peut être lancé vers plusieurs personnes en simultané pour information par exemple, ou suivre un schéma bien défini à des fins de validation en remontant la hiérarchie.

 

Il existe deux types de processus :

  • Les processus de diffusion et d’approbation. A la différence que toutes les actions réalisées et les commentaires ajoutés sont suivis par le système et sont « archivés » avec le document ; ils sont « pré-enregistrés » dans la GEIDE. Il suffit simplement de définir les destinataires du processus dans la liste des utilisateurs repris de votre répertoire d’entreprise.
  • Les processus avancés. Ces processus doivent être programmés directement dans la GEIDE. Ils permettent d’aller beaucoup plus loin dans la gestion du déplacement du document. Il est ainsi possible de créer des schémas de diffusion et de validation d’un document relatifs à chaque typologie (facture, bon de commande, fiche de renseignement…), et dans le respect de votre organisation actuelle.

C’est comme cela que les données d’une facture fournisseur par exemple, sont automatiquement transférées de la comptabilité au logiciel standard ou que les dessins CAD sont intégrés dans le processus.

 

Plus aucune raison de « bouder » la GED, que ce soit à un niveau restreint ou des niveaux plus complexes, la Gestion électronique de vos documents et processus apportera sans aucun doute un cadre solide à votre organisation, un gain de temps, de productivité et d’argent.

2017-02-17T16:54:36+00:00