Dans un contexte de refacturation interne ou simplement de contrôle des coûts, il est indispensable pour les organisations de pouvoir affecter directement les coûts d’un ordre de commande à un collaborateur, un service, ou une société externe.
Ainsi, dans la vue « Informations » du panier, une zone est prévue dans le système afin qu’un usager puisse renseigner son code d’imputation.
Evidemment, en fonction des contextes, cette zone aura un comportement différent :
- renseigné automatiquement en fonction d’un code de l’annuaire (possibilité ou non de modification)
- saisie manuelle par l’usager (sans vérification)
- saisie par l’usager avec auto-complétion en fonction de données intégrées dans une base
- sélection par l’usager via des menus déroulant dynamiques en cascade
Il est ensuite aisé d’accéder aux statistiques de Prineo 7 pour extraire un tableau périodique détaillé ou totalisé des travaux, de leur nature, de leur coût par entités et sous-entités.
Au-delà de l’administration et de l’affectation des travaux à une entité budgétaire, Prineo 7 dispose en plus d’une fonction de gestion en temps réels des postes budgétaires concernés. Il est donc possible, lorsque cette fonction est activée, de renseigner un budget par entité budgétaire et côté utilisateur, de visualiser la somme disponible sur l’entité avant de passer commande. La visualisation du budget restant estimé après commande est également proposée.
Les budgets disposent également d’une date de validité pour gérer l’exercice. Le coût de l’ensemble des commandes est décrémenté dès la clôture du travail quel que soit le produit (imprimé ou pas).
