Depuis des années il est question de rationaliser les impressions et surtout les moyens d’impression dans les organisations !
Poussées par des besoins de réduction des coûts et du gaspillage autour du papier, de grandes politiques internes ont en effet été menées en associant humain et technologie. Sans pour autant en faire une généralité, ces politiques ont visé à supprimer (ou tout au moins radicalement limiter) les imprimantes de bureau afin de concentrer le maximum d’impressions vers des points d’impression partagés dont les coûts « au clic » sont indéniablement plus faibles. Généralement « multi-fonctions », ces points d’impression sont de véritables relais de la politique d’impression : moins de machines, moins de gestion des consommables, moins coûteux « à la page imprimée », plus de services sur le même matériel… Bref, les bénéfices sont déjà démontrés et compris depuis plusieurs années !
Des solutions efficaces de gestion des impressions
Il est parallèlement apparu (depuis les années 90 quand même !) des solutions permettant de tracer et de gérer les flux d’impression. Il en existe aujourd’hui un grand nombre sur le marché et elles sont globalement déjà bien implantées dans les organisations. Ces solutions viennent en effet consolider la politique mise en place, en permettant de suivre, comprendre et agir sur la manière dont sont utilisés les points d’impression.
Elles ont aussi permis de ne plus être dans une vision fermée sur les coûts liés aux moyens d’impression, mais plutôt sur la recherche d’un équilibre entre maîtrise des coûts et utilité ! Grâce à des fonctions de suivi et à des règles intelligentes, il est devenu intéressant de laisser à certains collaborateurs leur imprimante individuelle et de leur proposer d’imprimer sur le MFP les plus gros fichiers. Que ce soit au travers de préconisations environnementales ou financières ou plus radicalement d’obligation à imprimer une typologie de document sur un matériel plus adapté ; les collaborateurs ont pris conscience de l’intérêt de telles solutions. Preuve en est, chacun connaît les règles (même informelles) au sujet des impressions dans l’entreprise et fait en sorte de réduire son gaspillage ainsi que les fameux 1 ou 3% de CA dédiés à ce poste (étude IDC de 2010). Potentiellement vue comme du « flicage » au départ, la politique mise en place est globalement comprise par tous et amène chacun des collaborateurs à avancer dans le même sens que l’entreprise !
Et le centre d’impression (CRD) dans tout ça ?
Mais il n’est pas rare de voir un acteur important être « écarté » de cette politique d’impression : le centre d’impression (CRD) !
Qu’il soit ou non sous la même direction que la gestion des périphériques d’impression individuels ou partagés, le CRD est généralement extérieur à toute l’organisation mise en œuvre pour réduire le gaspillage et les coûts dans les étages. Une étude de 2013 menée par Quocirca pour le compte de Xerox montre d’ailleurs qu’uniquement 10% des interrogés au niveau mondial ont mis en place une solution unifiée de gestion des flux d’impression permettant de gérer à la fois l’office et les impressions vers le CRD. Au niveau national, ce chiffre tombe à 3% !
Dommage ! Oui dommage, car le CRD est bien plus qu’un relais de cette politique d’impression. Il est en effet au cœur de cette problématique générale de réduction des coûts et de simplification des process de production de documents. Coincé entre des coûts de fonctionnement parfois importants et des services trop souvent sous-exploités, il a pourtant énormément à offrir en termes de qualité, de réactivité et de sécurité autour de toutes les prestations imprimées de l’entreprise.
Le lien entre l’office et la production
Alors pourquoi ne pas faire d’une pierre deux coups : imprimer toujours mieux et encore moins cher en valorisant le centre de reprographie intégré ?!
Pour relier ces deux mondes que sont « l’office » et la « production », il ne suffit pas de grand chose. Simplement d’associer de manière intelligente et réfléchie la solution de gestion des flux d’impression déjà mise en œuvre, à une solution simple de prise de commande pour la reprographie.
Principal frein à la mise en place de ce type d’approche, la prise de commande dans une solution de soumission (ou Web-to-Print) peut être réalisée de manière totalement automatique par des solutions logicielles. Exit les manipulations de soumission du document, de création manuelle du bon de travail ! Les caractéristiques d’impression sont reprises de la demande initiale d’impression sur le MFP d’étage et formatées pour optimiser au maximum l’expérience des collaborateurs et centraliser le plus de commandes à la reprographie. L’approche devient « gagnant-gagnant » : moins de manipulations et de contraintes pour le collaborateur, plus de volumes pour le CRD, des coûts maitrisés et optimisés.
Dans cette démarche, nous avons construit une offre autour de notre solution de Web-to-Print dédiée aux ateliers intégrés (Prineo) visant à s’intégrer avec les différentes solutions de gestion de flux (MPS) du marché. Notre objectif est de répondre aux problématiques de redirection des flux vers le CRD sans pour autant spécialement toucher à l’infrastructure déjà mise en œuvre pour accompagner la politique d’impression !
Mais regardez plutôt la vidéo ci-dessous pour mieux comprendre le principe
