La mise en place d’une solution de gestion des impressions, en phase avec la politique définie, ne se résume pas uniquement à visualiser combien d’impressions ou de copies ont été réalisées sur tel ou tel périphérique ou à suivre les coûts d’impression par type de multifonctions. En effet, cela va beaucoup plus loin et intègre toutes les notions de sensibilisation et d’incitation à de nouvelles et meilleures pratiques d’impression.
Il est d’ailleurs très important de ne pas bousculer complétement les habitudes de travail des collaborateurs. Et c’est pourquoi PaperCut MF va se fondre complétement dans l’environnement de travail du collaborateur et le rendre utilisateur de la solution sans véritablement lui imposer quoi que ce soit.
Il existe différents moyens de sensibiliser les utilisateurs à la politique d’impression et à l’impact environnemental et financier :
- Le pop-up ci-dessous permet par exemple d’informer les collaborateurs sur l’impact environnemental d’une impression, et préconise une impression en recto-verso.
- Il serait aussi possible de renvoyer toutes les impressions au-dessus d’un certain volume vers des périphériques plus adaptés (machines hauts volumes par exemple)
- Ou encore d’informer et décourager les utilisateurs d’imprimer les emails (en informant et/ou bloquant l’impression) ou les documents en couleur (en les imprimant en noir-et-blanc)
En fonction de la politique menée, du niveau de sensibilisation, d’encouragement et d’incitation à entrer dans ces nouvelles pratiques, les administrateurs de la solution PaperCut pourront intégrer des alertes ou règles plus ou moins strictes.
Les filtres et restrictions
Dès lors qu’une imprimante est définie dans le système, PaperCut permet de lui en restreindre l’accès ou de revoir la manière dont le travail va être imprimé. Toutes ces configurations peuvent être gérées pour un utilisateur particulier ou directement un groupe.
Il est ainsi possible de convertir automatiquement un travail en noir-et-blanc ou recto-verso par exemple et interdire dans le temps les travaux de plus de 1000 pages par exemple.
Les règles et scripts avancés
Les filtres et restrictions permettent de limiter ou refuser un accès à une imprimante ou à un service proposé par le périphérique. Toutefois, plutôt que de totalement bloquer l’utilisation des périphériques d’impression pour les collaborateurs, la notion de sensibilisation et d’accompagnement au changement peut être plus judicieuse pour œuvrer dans le sens du respect de la politique d’impression.
PaperCut MF propose donc une interface de scripting dans laquelle il est possible d’intégrer son propre code JavaScript. Grâce à cela, les administrateurs de la solution peuvent mettre en place tout type de règle, de restriction d’accès ou tout simplement de message d’information à destination des utilisateurs de PaperCut.
