Témoignage Délégation INSERM Aquitaine

Informations sur le projet

  • Solution proposée : ELOprofessinal
  • Secteur d’activité : Education
  • Utilisateurs : Services financier et administratif

Objectifs

Dématérialisation des factures avec accès et recherche simplifiés pour les utilisateurs

Résultats

Recherche et accès simplifiés aux factures désormais dématérialisées

Interview de DMS auprès de l’INSERM

Dans quel contexte, pourquoi, avez-vous eu besoin de mettre en place une solution de Gestion Electronique des Documents ? Quels étaient vos besoins, attentes ?

Le contexte était de permettre aux unités extérieures, ainsi qu’au personnel de la délégation d’accéder aux factures sous une forme dématérialisée. Nous attendions un logiciel facile à l’emploi, avec une bonne ergonomie, et si possible évolutif. La problématique était de pouvoir faire une recherche simple des factures selon certains critères facile à identifier (ex. num de bon de commande).

Quelles étaient vos contraintes pour ce projet ?

Les contraintes étaient : un logiciel facile d’emploi ainsi qu’un système de recherche par index.

Qui sont les utilisateurs des solutions mises en place ?

Les utilisateurs principaux sont les gestionnaires d’unités de la délégation, ainsi que les secrétaires des différentes unités. Ces personnes font partie du service financier et administratif de l’Inserm. Nous avons 5 gestionnaires et une quinzaine de secrétaires.

Comment sont utilisées les solutions ELO au quotidien ?

Nous utilisons la solution ELO tout au long de la journée pour scanner les documents, les indexer et les mettre à disposition via le portail web ELO.

Comment avez-vous connu DMS et les solutions ELO ?

Nous avons connu DMS au travers d’un appel d’offre concernant un marché pour des imprimantes. Différents logiciels de GED nous ont été présentés par les constructeurs et nous avons choisi Xerox avec la solution ELO.

Pourquoi avoir choisi plus particulièrement les solutions ELO ?

Des 3 logiciels qui nous ont été présenté c’est celui qui nous paraissait le plus facile d’accès et le plus facile à mettre en place.

Qu’avez-vous pu apprécier sur la mise en place des solutions ?

La disponibilité et la réactivité de l’équipe DMS. La mise en place s’est effectuée sans trop de problèmes.

Quels bénéfices retirez-vous aujourd’hui de la mise en place et de l’utilisation d’ELO ?

Les bénéfices principaux sont la mise à dispositions de façon dématérialisée des factures via un portail web, ainsi qu’une simplification dans la recherche de celles-ci.

2017-02-17T16:54:38+00:00